片付ける

部屋の書類・紙類を片付ける4つの方法

書類を片付けたいけど、どこから片付けたらいいの?

毎日届くチラシとか、埃が積もってる紙類とか、とにかくどうにかしたい!

書類を片付ける方法を教えて!

こんにちわ。えびてんです。

雑誌はイマイチ捨て時が分からないし、重要そうだったり後で見るかもしれない書類はなかなか捨てられずなんとなく見て見ぬ振り。本は積ん読済み。

そうじゃなくても日々自動的にDMや明細書、美味しそうなピザのチラシなどが集まってきます。

そして塵も積もれば山となり、気づいたときには書類の山が出来上がり!

今回はそのような状況から脱出するために、本や書類の扱い方と私が実際に行った処分方法をご紹介します。

ポイント
  • 書類を片付ける方法は4つに分けられる
  • 特に「データ化」がおすすめ

書類・紙類を片付ける方法は4つ


Image by mohamed Hassan from Pixabay

書類を片付ける方法は4つあります。

  1. そのまま捨てる
  2. データ化→原本は処分
  3. 電子書籍に移行→原本は処分
  4. 保存する

詳しく解説します。

そのまま捨てる

Image by RitaE from Pixabay 

そのまま捨てることができるのは、保管しておく必要がない書類です。

この方法がおすすめの書類

  1. チラシ
  2. ダイレクトメール(DM)
  3. 取扱説明書
  4. 新聞紙
  5. 広報
  6. パンフレット
  7. フリーペーパー
  8. 包装紙
  9. 紙袋

チラシ

クーポンや無料券がついているチラシは、その部分だけ切り取って、チラシ部分は捨てます。

クーポンなどは期限があるため、期限をたまに確認して溜めすぎないことが大切です。

私は、ポストに投函されるチラシが不要と感じていました。

なので、「チラシお断り」とマステに書いてポストに貼ったところ、チラシは投函されなくなりました。

燃えるゴミが激減して一石二鳥なので、おすすめです。

ダイレクトメール(DM)

受け取って開封もしないようなDMは、解約手続きをしてしまいましょう。

一瞬面倒ですが、後々楽になるので、おすすめです。

ある日、我が家に心当たりのないDMが届くようになって困っていました。

対処法を調べたところ、開封する前に受取拒否と買いて返送するといいとのこと。

早速試したところ、本当に届かなくなったので、お困りの方はぜひお試しください。

取扱説明書

大抵の取扱説明書はインターネットで見ることが出来るので、処分しても大丈夫です。

心配であれば、インターネットで検索→ダウンロード→パソコン上で見れる様にしておくと安心ですね。

フリーペーパーなど

あとで読もうと思ったフリーペーパーなどは、すぐに読む→処分が理想です。

それが難しい場合は、なるべく持ち帰らないことを念頭に置いて生活してみてください。

おそらく次の日まで覚えていることは少なく、持ち帰らなかった後悔もないと思います。

紙袋は3つあると便利

エコ意識の高まりから、紙袋をショッパーとするお店も増えてきましたよね。

おしゃれなものも多く、溜め込みがちなので注意が必要です。

そんな紙袋も全て取っておくのはNGですが、全捨ても個人的におすすめしません。

紙ゴミ入れにしたり、人へ何か渡すときに使ったり、何かと重宝するためです。

なので、大きさの違う綺麗な紙袋を3つほどキープしておくのがおすすめです。

データ化→原本は処分

Image by TeroVesalainen from Pixabay 

書類をデータ化して、現物は処分する方法です。

全く見られなくなってしまうのは困るけど、普段見ることのない書類におすすめの方法です。

この方法がおすすめの書類

  1. 給与明細
  2. 健康診断結果
  3. 年賀状
  4. 手紙
  5. チケットの半券
  6. イベントのフライヤー
  7. プレゼントやお土産の商品カード
  8. 結婚式の招待状・席次・名札等
  9. 学生時代の各種文集
  10. 色紙
  11. 写真
  12. プリクラ帳

セルフでデータ化する

①〜⑧は、定期的に溜まっていくものなので、自分でデータ化しています。

created by Rinker
¥32,666
(2020/08/15 05:31:15時点 楽天市場調べ-詳細)

私は、A3サイズのスキャンが出来ることと、本体のコンパクトさで「FUJITSU ScanSnap iX100」を使用しています。

日常生活ではA3までスキャン出来れば十分ですし、画質もスキャンスピードも申し分ないのですごくおすすめです。

給与明細、健康診断結果

給与明細と健診結果は、2年分だけ原本保管して、それ以外はスキャンして処分しています。

失業保険や未払い賃金の請求などを考えて、給与明細の保存期間は最低2年とする情報が多いためです。

ここら辺は働いている環境によると思うので、ご自身で確認された方が良いと思います。

2020年から副収入が入ることになったため、確定申告に備えて給与明細のみ5年保存に変更しました。

年賀状

我が家は転勤族で、毎年住所変更の連絡を受ける相手方が大変だろうという理由から、年賀状をお断りしています。

ですがそれでも届くこともあるので、その場合はお年玉くじ抽選会をすぎたら、スキャンして処分しています。

業者に依頼してデータ化する

⑨〜12は、

  • 冊子を解体できない
  • 厚すぎて自分でスキャンできない

など自分ではデータ化できない書類を、業者に依頼してデータ化する方法です。

スキャニング代行サービス

業者にデータ化してもらうことを、スキャニング代行サービスといいます。

以下のような作業を全て業者が請け負ってくれます。

  • 分厚い冊子の裁断
  • 一定のクオリティ(高画質、真っ直ぐであること)でのデータ化
  • データのタイトル付け
  • データの順番の確認
  • DVDへの書き込み
  • 書類などの処分

さすが業者だけあって、データのクオリティが高いです。

自分で写真をスキャンしたこともありましたが、本当に残念なことになったので、大切な物ほど業者にお願いするべきだなと、心底思いました(汗)

スキャニング代行業者の探し方

私はインターネットで「(地域名) データ化 代行」と調べて探しました。

特に比較することはせず、依頼したい書類が大量だったので自分で持ち込めるエリアにありHPの印象が良かった業者さんにメールで問い合わせました。

ネット検索するとたくさんの業者が見つかるので、3社ほど見積もりを取って比較してみると良いでしょう。

業者さん探しのポイントは以下の通り。

  • 郵送でのやりとりは可能か
    →郵送が出来れば、業者の所在地は問わなくて良くなります。
  • 実績はあるか
    →実績があると、データの質もある程度保証されます。
  • 問い合わせ後すぐに連絡が来るか
    →誠実性の面からどのサービスでも必須と考えるためです。

HPをみると、法人向けのサービスが多いように見受けられるので、事前に個人でも依頼できるかの確認もしておきましょう。

私が依頼した書類の量とその価格

私が依頼した業者は、以下を32,000円ほどでデータ化してくれました。

  • 文集16冊
  • 写真277枚
  • プリクラ帳2冊
  • 色紙3枚

決して安い金額ではありませんが、、、。

これらの大量の書類を管理する労力&手間&スペースを考えると安いと思います。

最終的には一枚のDVDとなり引越し先にも持ち歩けるので、お願いして良かったです。

電子書籍に移行→原本は処分

Image by Free-Photos from Pixabay 

電子書籍化されている物は電子書籍に移行する方法です。

漫画は1タイトルで数十冊になるものもあるので、片付けの効果は抜群です。

この方法がおすすめの書類

  1. 漫画
  2. 雑誌
  3. 文庫本
  4. ビジネス本

おすすめはKindle

私が持っているほとんどの本は、Kindleにまとめられました。

スマホアプリやKindleで何冊分でも持ち歩けるので、好きな時に読み返せるのがありがたいです。

また、これまではそんなに読書をする方ではなかったのですが、Kindleを買ってから読書量が増えたのはありがたい変化でした。

デメリット:書い直しが必要

電子書籍に移行するためには、改めて書い直す必要があります。

そのためお金はかかってしまうのが、唯一のデメリットと言えます。

私は、この先何十年と本を管理するのは大変と思い、片付けるための必要経費と割り切りましたが、たくさんの本を持っている方には大変な出費になります。

その場合は、これから購入する本を電子書籍にしてみてはいかがでしょうか。

電子書籍の方が若干割安なので、お得に読書を楽しむことができますよ。

保存する

Image by luntan6644 from Pixabay 

様々な方法で書類を処分したら、あとは残ったものを保存しましょう。

この方法がおすすめの書類

  1. 各種契約書(契約終了まで)
  2. 不動産関係の契約書(永年保存)
  3. 各種保険証書(保険期間中)
  4. 住民税決定通知書(最低7年保存)
  5. 固定資産税課税明細書(とりあえずずっと保存)
  6. 確定申告の控え(最低7年保存)
  7. ふるさと納税関係書類(最低7年保存)
  8. 源泉徴収票(最低7年保存)
  9. 年金手帳(電子化が一般的になるまで)
  10. 遺産分割協議書(永年保存)
  11. 新品の封筒、便箋、葉書(常備)

保存はラフに

書類はきっちり整理せず、引き出しなどにざっくり収納するだけで大丈夫です。

細かく整理しようとすると面倒になって続かないので、とにかくラフにしまっておきます。

基本的に保存した書類は、生活に変化がなければ放置でOKです。

あとは引越し、転職、結婚、出産などのタイミングで見直すくらいでOKです。

さいごに

Image by Pexels from Pixabay 

書類を手放すと不要な情報から解放されるので、頭がクリアになった実感が得られます。

本や書類の整理は仕事効率にも影響すると言いますから、職場のデスクや勉強机でもぜひ取り組んでみてくださいね。

気持ちよく書類が片付けられるよう、応援しています。

ABOUT ME
えびてん
収納・掃除・お金のことが脳内9割占めています。 エコ・エシカル・サスティナブルの分野にも興味あり。 建築科卒→技術系公務員→専業主婦&転妻→不動産投資家&ブロガーとしてスタート。 資産を作った後は、古民家でほっこり暮らすのが夢です。